Leitfaden zur Apostille für Nicht-EU-Dokumente

Wenn Sie als Nicht-EU-Bürger einen Umzug nach Portugal planen, werden Sie schnell auf die Notwendigkeit einer „Apostille“ stoßen. Dieser offiziell klingende Begriff kann verwirrend sein, aber es ist wichtig, ihn zu verstehen, insbesondere wenn Sie Ihren portugiesischen NIF (Número de Identificação Fiscal) aus dem Ausland beantragen.

Dieser einfache Leitfaden erklärt Ihnen, was eine Apostille ist, warum Sie sie benötigen und wie Sie eine erhalten.

Was ist eine Apostille und warum brauchen Sie sie?

Eine Apostille (ausgesprochen ah-po-steel) ist einfach eine Bescheinigung, die Ihre Dokumente für den internationalen Gebrauch beglaubigt. Sie bestätigt, dass die Unterschrift oder das Siegel auf Ihrem Dokument echt ist, sodass es in einem anderen Land rechtlich anerkannt werden kann.

Sowohl Portugal als auch die meisten Nicht-EU-Nationen sind Mitglieder des Haager Übereinkommens von 1961, das dieses standardisierte Verfahren geschaffen hat.

Die Goldene Regel der Apostillen

Das Wichtigste, was Sie sich merken sollten, ist: Ein Dokument kann nur in dem Land, in dem es ausgestellt wurde, mit einer Apostille versehen werden.

Zum Beispiel muss ein in Kanada beglaubigtes Dokument in Kanada apostilliert werden. Ein Dokument aus Australien muss in Australien apostilliert werden. Sie können keine Apostille für Ihre ausländischen Dokumente von einer Behörde in Portugal erhalten.

Wie man eine Apostille erhält: Zwei Szenarien

Der Prozess hängt von einem Schlüsselfaktor ab: Ihrem aktuellen Standort.

Szenario A: Sie sind AUSSERHALB von Portugal (Der einfache Weg)

Dies ist die ideale Situation. Wenn Sie Ihre Dokumente vor der Reise in Ordnung bringen, sparen Sie viel Zeit und Mühe.

• Schritt 1: Lassen Sie Ihr Dokument beglaubigen. Zuerst müssen Sie Ihre Vollmacht unterzeichnen, und die Unterschrift muss von einer offiziellen Stelle beglaubigt werden. Der genaue Titel der Person, die dies tut, variiert je nach Land, aber es handelt sich in der Regel um einen vom Staat autorisierten Fachmann, der Dokumente bezeugen und beglaubigen darf, wie z. B. ein Anwalt oder eine ähnliche juristische Person.
• Schritt 2: Finden Sie die „zuständige Behörde“ Ihres Landes. Als Nächstes senden Sie das beglaubigte Dokument an die von Ihrem Land benannte „zuständige Behörde“, um die Apostille zu erhalten. Dies ist nicht immer eine einzelne Regierungsstelle; in einigen Ländern können bestimmte Juristen oder autorisierte Stellen Apostillen ausstellen. Die genaue Behörde ist sehr unterschiedlich. Eine Websuche nach „[Ihr Land] Apostille-Behörde“ ist der beste Weg, um die richtige Stelle in Ihrer Region zu finden.
• Schritt 3: Einreichen und erhalten. Befolgen Sie die Anweisungen der Behörde, um Ihr Dokument einzureichen. Sie werden die Apostille-Bescheinigung anbringen und es Ihnen zurücksenden.

Szenario B: Sie sind BEREITS IN Portugal (Der knifflige Weg)

Dies ist ein häufiges Problem, aber es kann gelöst werden. Wenn Sie bereits in Portugal sind und feststellen, dass Sie eine Apostille für ein Dokument aus Ihrem Heimatland benötigen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Option 1: Senden Sie Ihre Dokumente nach Hause. Sie können das Originaldokument per Post in Ihr Heimatland zurücksenden, um es von der zuständigen Behörde dort apostillieren zu lassen. Dies kann langsam sein und erfordert oft einen vertrauenswürdigen Kontakt zu Hause, der den Prozess abwickelt und das Dokument an Sie in Portugal weiterleitet.

• Option 2: Nutzen Sie einen Online-Apostille-Service. Dies ist oft die praktischste Lösung. Es handelt sich um Drittanbieter, die sich darauf spezialisiert haben, diesen Prozess für Personen zu verwalten, die sich bereits im Ausland befinden. In der Regel senden Sie das Dokument an deren Büro in Ihrem Heimatland, und sie kümmern sich um alle Schritte der Einreichung bei der richtigen Behörde und den sicheren Versand des endgültigen apostillierten Dokuments direkt an Sie in Portugal. Dies ist im Allgemeinen schneller und sicherer.

Die Beschaffung einer Apostille ist ein entscheidender Schritt, der nicht übersprungen werden kann. Durch vorausschauende Planung können Sie sicherstellen, dass es ein reibungsloser und unkomplizierter Teil Ihrer Reise nach Portugal wird.