Eine Apostille ist eine gesetzliche Beglaubigung, die für Dokumente von Nicht-EU-Bürgern (wie Vollmachten) erforderlich ist, damit diese von der portugiesischen Steuerbehörde (AT) akzeptiert werden. Wenn du dich im Ausland befindest, beantragst du diese bei deiner zuständigen Behörde. Wenn du bereits in Portugal bist, kann unser Anwalt bei Coepi deinen Reisepass direkt vor Ort beglaubigen, was den Prozess massiv beschleunigt.
TL;DR: Eine Apostille ist eine gesetzliche Beglaubigung, die für Dokumente von Nicht-EU-Bürgern (wie Vollmachten) erforderlich ist, damit diese von der portugiesischen Steuerbehörde (AT) akzeptiert werden. Wenn du dich im Ausland befindest, beantragst du diese bei deiner zuständigen Behörde. Wenn du bereits in Portugal bist, kann unser Anwalt bei Coepi deinen Reisepass direkt vor Ort beglaubigen, was den Prozess massiv beschleunigt.
Warum verlangt Portugal eine Apostille für meine NIF?
Wer als Nicht-EU-Bürger eine NIF (Steuernummer) aus der Ferne beantragt, braucht dafür eine Vollmacht (Procuração).
Da die portugiesischen Behörden die Unterschrift eines Notars im Ausland nicht direkt verifizieren können, verlangen sie eine Apostille – ein Zertifikat nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Dies „legalisiert“ dein Dokument für den internationalen Gebrauch. Ohne diesen Stempel wird dein Antrag höchstwahrscheinlich wegen „mangelnder formaler Gültigkeit“ abgelehnt.
Foto, unterschreiben, fertig. Eine portugiesische Anwältin reicht noch am selben Tag ein. Einmalig 39,99, keine Behördengebühr, keine jährliche Verlängerung.
Wie bekomme ich eine Apostille, bevor ich umziehe?
Der Prozess unterscheidet sich je nach Herkunftsland. Wichtiger Hinweis für EU-Bürger: Wenn du deutscher Staatsbürger bist oder ein Dokument aus einem EU-Mitgliedstaat verwendest, ist aufgrund der EU-Verordnung 2016/1191 in der Regel keine Apostille für die Verwendung in Portugal erforderlich. Dieser Leitfaden richtet sich primär an Personen mit Dokumenten aus Drittstaaten (z. B. USA, UK, Brasilien).
1. Deutschland (Sonderfall EU)
Obwohl Deutschland das Apostille-Verfahren anbietet, benötigen deutsche Dokumente (wie Geburtsurkunden oder offizielle Bescheinigungen) für die Verwendung in Portugal meist keine Apostille mehr.
- Ausnahme: Bei privaten Vollmachten, die lediglich notariell beglaubigt sind, kann in Einzelfällen noch eine Apostille verlangt werden, um die Bestellung des Notars international nachzuweisen. Dies erfolgt meist über das zuständige Landgericht.
- Dauer: 5–15 Werktage (falls erforderlich).
2. Schweiz (Staatskanzlei)
Da die Schweiz kein EU-Mitglied ist, bleibt die Apostille-Pflicht bestehen. Das Verfahren ist kantonal geregelt. Die Staatskanzlei des jeweiligen Kantons stellt die Apostille für Dokumente aus, die in diesem Kanton notarisiert wurden.
3. USA & UK
- USA: Zuständig ist der Secretary of State des jeweiligen Bundesstaates.
- UK: Die Apostille wird vom Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) ausgestellt (jetzt auch als e-Apostille möglich).
Kann ich eine Apostille bekommen, wenn ich bereits in Portugal bin?
Die kurze Antwort: Nicht direkt. Eine portugiesische Behörde kann keine Dokumente apostillieren, die von einer ausländischen Regierung ausgestellt wurden.
Bei Coepi haben wir jedoch Lösungen für dieses Problem entwickelt:
- Die Anwalts-Lösung (Bestens für Reisepässe): Portugiesische Anwälte haben "notarielle Befugnisse". Unser Anwalt bei Coepi kann eine Kopie deines Reisepasses direkt in Portugal beglaubigen. Für die Steuerbehörde (AT) ist diese Beglaubigung durch einen lokalen Anwalt oft ausreichend, sodass keine ausländische Apostille für den Ausweis nötig ist.
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Häufig gestellte Fragen (FAQs)
"Benötige ich als Deutscher überhaupt eine Apostille?"
In den meisten Fällen nein. Dank der EU-Verordnung über öffentliche Urkunden werden deutsche behördliche Dokumente in Portugal ohne Apostille anerkannt. Wenn du jedoch eine private Vollmacht bei einem deutschen Notar unterschreibst, kann die portugiesische Finanzbehörde in seltenen Fällen eine Apostille verlangen, um die Unterschrift des Notars zu validieren.
"Kann eine ausländische Botschaft in Portugal meine Dokumente apostillieren?"
Nein. Botschaften können zwar oft Unterschriften beglaubigen, sind aber nicht befugt, eine Haager Apostille für Dokumente aus ihrem Heimatland auszustellen.
"Muss ich mein Dokument vor der Apostille übersetzen lassen?"
In der Regel akzeptiert die portugiesische Steuerbehörde Dokumente auf Englisch oder Portugiesisch. Wenn dein Dokument in einer anderen Sprache verfasst ist, muss es von einem zertifizierten Übersetzer in Portugal übersetzt werden. Wichtig: Lass erst das Original apostillieren und führe danach die Übersetzung durch.
"Läuft eine Apostille ab?"
Die Apostille selbst läuft technisch gesehen nicht ab. Aber das Dokument, an dem sie hängt, kann ablaufen. Für die NIF-Beantragung sollte die Vollmacht nicht älter als ein Jahr sein; für Visumsanträge (AIMA) werden oft Dokumente verlangt, die nicht älter als 3–6 Monate sind.
"Was ist der Unterschied zwischen Notarisierung und Apostille?"
Der Notar bestätigt deine Identität und Unterschrift. Die Apostille-Behörde bestätigt wiederum, dass der Notar echt und befugt ist. Es ist also eine zusätzliche Sicherheitsebene für den internationalen Rechtsverkehr.
Juristisch geprüft von Thaís R. Garrido, Advogada, OA n.º 58735L.