Leitfaden zur Apostille für Nicht-EU-Dokumente

Wenn Sie als Nicht-EU-Bürger einen Umzug nach Portugal planen, werden Sie schnell auf die Notwendigkeit einer „Apostille“ stoßen. Dieser offiziell klingende Begriff kann verwirrend sein, aber es ist wichtig, ihn zu verstehen, insbesondere wenn Sie Ihren portugiesischen NIF (Número de Identificação Fiscal) aus dem Ausland beantragen.

Dieser einfache Leitfaden erklärt Ihnen, was eine Apostille ist, warum Sie sie benötigen und wie Sie eine erhalten.

Schnelles Glossar: Wichtige Begriffe

Bevor wir beginnen, hier einige Begriffe, die Sie oft sehen werden:

• Vollmacht (Procuração): Ein rechtliches Dokument, das es jemandem (wie einem Anwalt oder Steuerrepräsentanten) erlaubt, in Ihrem Namen zu handeln. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden hier
• Steuerrepräsentant (Representante Fiscal): Ihr offizieller Verbindungsmann zur portugiesischen Steuerbehörde, erforderlich für Nicht-EU-Bürger. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden hier
• Zuständige Behörde (Competent Authority): Die spezifische Regierungsabteilung oder offizielle Stelle in Ihrem Land, die für die Ausstellung von Apostillen zuständig ist (z. B. der Secretary of State in den USA oder das FCDO im Vereinigten Königreich).
• NIF (Número de Identificação Fiscal): Die portugiesische Steueridentifikationsnummer, die für fast alle finanziellen und rechtlichen Aktivitäten in Portugal erforderlich ist.

Was ist eine Apostille und warum brauchen Sie sie?

Eine Apostille (ausgesprochen ah-po-steel) ist einfach eine Bescheinigung, die Ihre Dokumente für den internationalen Gebrauch beglaubigt. Sie bestätigt, dass die Unterschrift oder das Siegel auf Ihrem Dokument echt ist, sodass es in einem anderen Land rechtlich anerkannt werden kann.

Sowohl Portugal als auch die meisten Nicht-EU-Nationen sind Mitglieder des Haager Übereinkommens von 1961, das dieses standardisierte Verfahren geschaffen hat.

Die Goldene Regel der Apostillen

Das Wichtigste, was Sie sich merken sollten, ist: Ein Dokument kann nur in dem Land, in dem es ausgestellt wurde, mit einer Apostille versehen werden.

Zum Beispiel muss ein in Kanada beglaubigtes Dokument in Kanada apostilliert werden. Ein Dokument aus Australien muss in Australien apostilliert werden. Sie können keine Apostille für Ihre ausländischen Dokumente von einer Behörde in Portugal erhalten.

Wie man eine Apostille erhält: Zwei Szenarien

Der Prozess hängt von einem Schlüsselfaktor ab: Ihrem aktuellen Standort.

Szenario A: Sie sind AUSSERHALB von Portugal (Der einfache Weg)

Dies ist die ideale Situation. Wenn Sie Ihre Dokumente vor der Reise in Ordnung bringen, sparen Sie viel Zeit und Mühe.

• Schritt 1: Lassen Sie Ihr Dokument beglaubigen. Zuerst müssen Sie Ihre unterzeichnen, und die Unterschrift muss von einer offiziellen Stelle beglaubigt werden.
• Schritt 2: Finden Sie die „zuständige Behörde“ Ihres Landes. Als Nächstes senden Sie das beglaubigte Dokument an die von Ihrem Land benannte „zuständige Behörde“.
• Schritt 3: Einreichen und erhalten. Befolgen Sie die Anweisungen der Behörde, um Ihr Dokument einzureichen.

Szenario B: Sie sind BEREITS IN Portugal (Der knifflige Weg)

Dies ist ein häufiges Problem, aber es kann gelöst werden. Wenn Sie bereits in Portugal sind und feststellen, dass Sie eine Apostille für ein Dokument aus Ihrem Heimatland benötigen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Option 1: Senden Sie Ihre Dokumente nach Hause. Sie können das Originaldokument per Post in Ihr Heimatland zurücksenden.
• Option 2: Nutzen Sie einen Online-Apostille-Service. Dies ist oft die praktischste Lösung.

Die Beschaffung einer Apostille ist ein entscheidender Schritt, der nicht übersprungen werden kann. Durch vorausschauende Planung können Sie sicherstellen, dass es ein reibungsloser und unkomplizierter Teil Ihrer Reise nach Portugal wird.